Resposta curta: para trocar de sistema de gestão escolar sem perder dados, confira o prazo de aviso da renovação do contrato atual, exporte alunos, responsáveis, notas, frequência e financeiro antes de cancelar, teste o sistema novo com uma turma por duas semanas e faça a virada no começo do ano letivo. Outubro e novembro são os meses certos para decidir.
Orientação geral, não parecer jurídico.
3 perguntas antes de renovar o contrato
- Quando vence e qual é o aviso prévio? Muitos contratos renovam sozinhos se a escola não avisar com 30, 60 ou 90 dias de antecedência. Anote a data limite hoje.
- Quanto custa sair? Procure multa por cancelamento, fidelidade mínima e parcelas de implantação que ainda estão correndo.
- Como os dados saem? Pergunte o formato (planilha, PDF), quem faz a exportação, em quanto tempo e se há custo. Peça a resposta por escrito.
O que exportar antes de cancelar
| O quê | Formato bom |
|---|---|
| Alunos, responsáveis e turmas | planilha (Excel ou CSV) |
| Notas e boletins do ano | PDF por aluno |
| Frequência e diário de classe | PDF por turma |
| Mensalidades em aberto e pagamentos | planilha |
| Contratos assinados e documentos emitidos |
- Guarde tudo em dois lugares (um computador da escola e um drive).
- Depois do cancelamento, peça ao fornecedor antigo a confirmação por escrito de que apagou os dados dos alunos. A Lei Geral de Proteção de Dados prevê a eliminação quando o tratamento termina, e o fornecedor só pode tratar os dados conforme as instruções da escola (Lei 13.709/2018, arts. 16 e 39).
Como testar o sistema novo com uma turma
- Duas semanas, uma turma, a professora mais animada. Chamada, recado e nota do jeito real, não na demonstração.
- Convide dez famílias. Veja quantas entram, quantas leem o primeiro comunicado e que dúvidas aparecem.
- Meça três coisas: o tempo da chamada, quantas famílias leram o recado e quantas vezes a secretaria precisou ajudar.
Se o teste não convencer, nada mudou: o sistema antigo segue até o fim do contrato.
Passo a passo da troca
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Outubro | Ler o contrato atual, anotar o prazo de aviso, pedir a exportação dos dados |
| Novembro | Teste com uma turma; importar o cadastro no sistema novo |
| Dezembro | Rematrícula e contratos de 2027 já no sistema novo; avisar as famílias |
| Janeiro | Convite de acesso às famílias; cancelar o antigo no prazo; guardar a exportação final |
A rematrícula é um bom começo: se ela já roda no sistema novo, o ano começa com o cadastro certo. Veja o calendário da rematrícula 2027 e o modelo de contrato escolar.
O que perguntar ao sistema novo
- A implantação é cobrada? Existe fidelidade?
- Quem importa os meus dados, e em quanto tempo?
- Se eu sair, como exporto tudo, e quanto custa?
- Com quem falo quando tiver dúvida?
No Sineta, a equipe importa a planilha que a escola já tem, não há taxa de implantação nem fidelidade, e os dados saem em um clique, em Configurações. Veja como trocar de sistema com o Sineta.