Resposta curta: a escola pode pedir o que usa para identificar o aluno, pôr na turma certa e fazer o contrato: certidão de nascimento, documento com foto e CPF de quem assina, endereço, contatos e, para quem vem de outra escola, a transferência e o histórico. Dado de saúde entra só para cuidar da criança. A escola não pode recusar matrícula por deficiência nem reter documento por dívida.
Orientação geral, não parecer jurídico. A documentação também segue o regimento da escola e as normas do sistema de ensino, que mudam de um estado ou município para outro. Na dúvida, confira com o conselho ou a secretaria de educação.
Abaixo estão a lista pronta, o que a lei deixa e não deixa pedir, a transferência e as declarações que a família pede ao longo do ano.
A lista de documentos para a matrícula, pronta para copiar
Copie o texto, troque o que está entre colchetes e corte o que a sua escola não usa. Mande pelo canal que as famílias leem.
Documentos para a matrícula de [ano]
Olá, família! Para fazer a matrícula de [nome do aluno], entregue na secretaria (ou mande por [canal]) até [data]:
Do aluno (obrigatórios)
- Certidão de nascimento ou documento de identidade (cópia). Serve para identificar a criança e conferir a idade da turma.
- Se vem de outra escola, no ensino fundamental: declaração de transferência e histórico escolar. Servem para matricular na série certa. Se o histórico ainda não saiu, traga a declaração e entregue o histórico até [data].
De quem assina o contrato (obrigatórios)
- Documento de identidade com foto e CPF. Serve para o contrato, os boletos e os recibos.
- Endereço, telefone e e-mail. Servem para o contrato e os avisos da escola. [Comprovante de residência: só se o contrato da escola pedir.]
- Contrato assinado. A escola entrega o texto; leia com calma antes de assinar.
Da família (obrigatórios)
- Nome, telefone e e-mail do pai e da mãe (morando ou não com a criança) ou do responsável legal. A escola informa os dois sobre a frequência e o rendimento.
- Quem pode buscar a criança: nome, parentesco e telefone. Na saída, a escola confere um documento com foto.
- Decisão judicial sobre guarda ou visita, se houver. Serve para a escola cumprir o que foi decidido.
Saúde (ficha preenchida e assinada pelo responsável)
- Alergias, restrições alimentares e remédios de uso contínuo. Servem para o lanche, os cuidados do dia a dia e as emergências.
- Dois contatos para emergência.
- [Cópia da carteira de vacinação, se a lei do seu estado ou município pedir.]
- Quem vê a ficha: [a professora da turma, a coordenação e quem serve o lanche]. Ela não vai para mural nem para grupo de mensagens.
Opcionais (a matrícula não depende deles)
- Laudo ou relatório de profissional de saúde, se a criança tem deficiência ou alguma necessidade específica. Ajuda a escola a planejar o apoio desde o primeiro dia.
- Relatório de desenvolvimento da escola anterior, na educação infantil. Ajuda a professora a conhecer a criança.
- Plano de saúde e hospital de preferência, para uma emergência.
- Autorização de uso de imagem, em formulário separado. Você pode autorizar ou não.
Dúvidas? Fale com [nome] pelo [telefone].
O que a escola pode e não pode exigir
| Pedido | Pode exigir? | Por quê |
|---|---|---|
| Certidão de nascimento ou identidade do aluno | Sim | Identifica a criança e confere a idade da etapa |
| Documento com foto e CPF de quem assina | Sim | Identifica quem contrata e paga |
| Transferência e histórico de quem vem de outra escola | Sim | Põe o aluno na série certa (LDB, art. 24, II) |
| Contato do pai ou da mãe que não mora com a criança | Sim | A escola informa os dois (LDB, art. 12, VII) e responde a qualquer um deles (Código Civil, art. 1.584, § 6º) |
| Ficha de saúde | Sim, com cuidado | Dado sensível: finalidade escrita e acesso restrito (LGPD, arts. 5º, II, e 11) |
| Carteira de vacinação | Confira a lei local | Fique com a cópia: o atestado de vacinação não pode ser retido (Lei 6.259/1975, art. 5º, § 2º) |
| Laudo como condição para matricular | Não | Recusar ou adiar matrícula por deficiência é crime (Lei 7.853/1989, art. 8º, I) |
| Valor a mais por deficiência | Não | Proibido na mensalidade, na anuidade e na matrícula (Lei 13.146/2015, art. 28, § 1º) |
| Autorização de imagem como condição | Não | Consentimento é livre (LGPD, art. 5º, XII), e a participação da criança não depende de dado além do necessário (art. 14, § 4º) |
| Comprovante de renda | Só no pedido de bolsa | Na matrícula comum, a escola não usa esse dado (LGPD, art. 6º, III) |
| Segurar documento até a dívida ser paga | Não | Proibido (Lei 9.870/1999, art. 6º) |
Saúde e imagem: o cuidado com os dados da criança
Dado de saúde é dado pessoal sensível (LGPD, art. 5º, II). A escola só trata esse dado nas hipóteses do art. 11, como o consentimento do responsável, de forma específica e destacada, para uma finalidade específica (art. 11, I). E todo dado de criança é tratado no melhor interesse dela (art. 14).
Na prática:
- Peça só o que a escola usa. Alergia, restrição alimentar, remédio de uso contínuo e contato de emergência têm uso no dia a dia. Tipo sanguíneo, por exemplo, não tem. A lei limita o tratamento ao mínimo necessário (art. 6º, III).
- Escreva na ficha para que serve cada dado, em linguagem simples (art. 14, § 6º). O consentimento do responsável vai em destaque, separado do contrato (art. 11, I).
- Defina quem vê. A professora da turma, a coordenação e quem serve o lanche. A ficha fica em pasta fechada ou em sistema com acesso por perfil. A LGPD pede medidas contra acesso não autorizado (art. 46).
- Laudo é opcional. A família entrega se quiser. Não condicione a matrícula a ele: recusar ou adiar a matrícula por causa da deficiência é crime (Lei 7.853/1989, art. 8º, I). Cobrar a mais também é proibido (Lei 13.146/2015, art. 28, § 1º).
- Vacinação é obrigatória nos casos recomendados pelas autoridades sanitárias (ECA, art. 14, § 1º). Confira se a lei do seu estado ou município manda pedir a carteira na matrícula. Se pedir, fique com a cópia: a lei proíbe reter o atestado de vacinação (Lei 6.259/1975, art. 5º, § 2º).
- Imagem fica fora da matrícula. A autorização de uso de imagem vai em formulário separado. Consentimento é manifestação livre (art. 5º, XII), e a escola não deve condicionar a participação da criança a dado além do necessário (art. 14, § 4º).
Transferência: o documento sai, com ou sem dívida
Quando a família sai, entregue a declaração de transferência e o histórico escolar. Expedir histórico e declaração de conclusão de série cabe a cada escola (LDB, art. 24, VII). Na educação infantil, a escola expede a documentação que atesta o desenvolvimento e a aprendizagem da criança (LDB, art. 31, V).
A dívida não muda isso:
- A lei proíbe reter documento escolar por falta de pagamento (Lei 9.870/1999, art. 6º).
- No ensino fundamental, os documentos de transferência saem a qualquer tempo, com ou sem dívida e mesmo com cobrança na Justiça (art. 6º, § 2º).
- A dívida se cobra à parte. Veja o que a lei permite na cobrança e a resposta sobre reter documentos por falta de pagamento.
Quando o aluno chega de outra escola, peça a declaração de transferência na matrícula e o histórico no prazo que o regimento ou o conselho de educação definir. No ensino fundamental, do 2º ano em diante, a LDB prevê três caminhos para pôr o aluno na série certa (art. 24, II):
- Promoção, para quem cursou a série anterior na própria escola, com aproveitamento.
- Transferência, para quem vem de outra escola.
- Avaliação feita pela escola, mesmo sem escolarização anterior, conforme a regra do sistema de ensino.
A escola também pode reclassificar o aluno transferido (art. 23, § 1º). Na educação infantil e no 1º ano, a criança entra pela idade: a pré-escola atende crianças de 4 e 5 anos (art. 30, II), e o ensino fundamental começa aos 6 (art. 32). A data de corte está na resposta sobre a idade para entrar no 1º ano.
Declaração de matrícula, de frequência e de quitação
A família pede esses papéis o ano todo: no trabalho, em benefícios e na matrícula em outra escola. Tenha um modelo de cada.
| Documento | O que declara |
|---|---|
| Declaração de matrícula | Que o aluno está matriculado, em qual turma e em qual ano letivo |
| Declaração de frequência | As presenças e as faltas num período |
| Declaração de quitação | Que não há débito vencido até a data da emissão |
A declaração anual de quitação é obrigação. A Lei 12.007/2009 obriga a pessoa jurídica que presta serviço privado, como a escola particular, a emitir e mandar ao consumidor a declaração de quitação anual de débitos (art. 1º):
- Período: janeiro a dezembro de cada ano (art. 2º).
- Quem tem direito: quem quitou todos os débitos do ano (art. 2º, § 1º). Quem não usou o serviço o ano inteiro recebe a declaração dos meses cobrados (art. 2º, § 2º).
- Quando mandar: junto com a fatura que vence em maio do ano seguinte ou no mês seguinte à quitação (art. 3º).
- O que escrever: que ela substitui, como prova de pagamento, os recibos mensais do ano e dos anos anteriores (art. 4º).
Antes de mandar a lista
- Confira quem define as regras da sua escola. A escola particular de educação infantil faz parte do sistema municipal de ensino (LDB, art. 18, II). A de ensino fundamental, do sistema estadual (art. 17, III). No Distrito Federal, as duas fazem parte do sistema do DF (art. 17, III e parágrafo único). Se o seu município se integrou ao sistema estadual, vale a norma do estado (art. 11, parágrafo único). O conselho e a secretaria de educação dizem se há documento a mais ou prazo para o histórico.
- Confira o regimento e o contrato. A lista precisa bater com os dois. O artigo sobre contrato escolar mostra o que não pode faltar.
- Corte o que a escola não usa. Foto 3x4 sem carteirinha, tipo sanguíneo, renda fora do pedido de bolsa.
- Separe os papéis. Contrato, ficha de saúde e autorização de imagem vão em documentos diferentes.
- Marque a data de entrega e quem confere a pasta de cada aluno.
No Sineta, a secretaria emite declaração de matrícula, de frequência e de quitação, ficha individual e histórico escolar com os dados que já estão no sistema. Cada documento sai com protocolo e código de verificação e fica congelado na emissão: reimprimir devolve o mesmo papel. A declaração de quitação do Sineta atesta os débitos vencidos até a data da emissão e só sai sem cobrança vencida em aberto. Ela não substitui a declaração anual da Lei 12.007/2009. Grátis até 50 alunos. Veja a secretaria e os documentos.
Fontes: textos oficiais no Planalto, consultados em 04/10/2026.
- Lei 9.870/1999, art. 6º e § 2º
- Lei 9.394/1996 (LDB), arts. 11, 12, 17, 18, 23, 24, 30, 31 e 32
- Lei 13.709/2018 (LGPD), arts. 5º, 6º, 11, 14 e 46
- Lei 12.007/2009, arts. 1º a 4º
- Lei 7.853/1989, art. 8º, I
- Lei 13.146/2015 (Lei Brasileira de Inclusão), art. 28, § 1º
- Lei 8.069/1990 (ECA), art. 14, § 1º
- Lei 6.259/1975, art. 5º, § 2º
- Lei 10.406/2002 (Código Civil), art. 1.584, § 6º